This privacy policy explains how Elephants in the Room B.V. handles personal data on this website, elephantsintheroom.co, and in Elly, our platform at app.elephantsintheroom.co.

Last updated: 4 October 2026.

1. Who we are

Elephants in the Room B.V., Flight Forum 3518, 5657 DW Eindhoven, the Netherlands, registered with the Dutch Chamber of Commerce (KvK) under number 8145 1385 (“we” or “us”).

For anything about your personal data, email info@eitr.co.

2. This website

For this website we decide what is collected and why, so we are the controller of that data.

Visiting the website

Our hosting provider Vimexx serves the website from the Netherlands. Like every web server, it records each request in a log: your IP address, the page asked for, the time, and your browser’s name. These logs are kept for a limited time to keep the server secure and running, and are not used to profile you.

The website loads its fonts and images from our own server. The only other company a visit reaches by itself is CookieYes, whose servers send the cookie banner and so receive your IP address.

Cookies and analytics

We use Google Analytics 4 to count visits and see which pages are used, and only after you accept analytics cookies in the cookie banner. Until then, the Google Analytics script is not even loaded. CookieYes provides the banner and keeps a record of your choice. The Cookie Policy lists every cookie and how to change your choice.

The map on the Contact page

The map of our office comes from Google Maps and is loaded when you open the Contact page. Google then receives your IP address and may set its own cookies.

Booking a meeting

“Request a demo” and “Book a meeting” open our booking page at Calendly. What you enter there, such as your name, email address and any notes, reaches us through Calendly so we can hold the meeting. Calendly’s own privacy policy applies to its pages.

Emailing us and applying for a job

When you email us, or apply for a vacancy by email to website@eitr.co, we receive your email address, your message and anything you attach, such as your CV and letter. Our email is hosted by Microsoft.

We use your message only to answer it. We use an application only for that vacancy, and delete it no later than four weeks after the procedure ends, unless you allow us to keep it for up to one year for future vacancies.

Why we may use this data

• Server logs, emails and meeting bookings: our legitimate interest in running a secure website and answering the people who contact us.
• Analytics cookies and the map: your consent, which you can withdraw at any time.
• Applications: the steps you ask us to take before a possible employment contract.

3. Elly, our platform

Organisations use Elly to hear from their employees, customers or other groups. When an Organisation invites you to Elly, that Organisation decides what is asked and why: it is the controller, and we process the data on its behalf as its processor, under our agreement with it and our Terms and Conditions.

In Elly we process the details the Organisation gives us to invite you, such as your name, email address and team, your account details if you log in, your answers and conversations with Elly, and technical data such as log files needed to run the platform securely.

We use this data only to provide Elly to the Organisation as agreed, and never sell it. We keep it for as long as the agreement with the Organisation requires, and destroy it no later than 30 days after that agreement ends.

To use your rights over data in Elly, contact the Organisation that invited you; we help it respond. The companies that help us run Elly are set out in our agreement with the Organisation, and you can ask us for that list.

How we protect this data is described under Data Security.

4. Who receives your data

We never sell personal data. We share it only with the companies that help us run this website and Elly, under agreements that bind them to our instructions, and when the law requires it.

For this website these are Vimexx (hosting), CookieYes (the cookie banner), Google (Analytics and Maps, each only after your choice), Calendly (meeting bookings) and Microsoft (email).

Where one of them processes data outside the European Economic Area, the transfer relies on an adequacy decision of the European Commission, such as the EU-US Data Privacy Framework, or on the European Commission’s standard contractual clauses.

5. Your rights

Under the General Data Protection Regulation (GDPR) you may ask us to show you the personal data we hold about you, to correct or delete it, to limit or stop its use, and to give it to you in a format you can take elsewhere. Where we rely on your consent, you can withdraw it at any time; for cookies, use the cookie settings button on any page.

Email info@eitr.co and we will answer within one month. If you are not satisfied with our answer, you can complain to the Dutch Data Protection Authority, the Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Security

The website and Elly are only served over encrypted connections, and only the people who need personal data for their work can reach it.

7. Changes to this policy

When the way we handle personal data changes, we update this page and the date at the top.

In deze privacyverklaring lees je hoe Elephants in the Room B.V. omgaat met persoonsgegevens op deze website, elephantsintheroom.co, en in Elly, ons platform op app.elephantsintheroom.co.

Laatst bijgewerkt: 4 oktober 2026.

1. Wie we zijn

Elephants in the Room B.V., Flight Forum 3518, 5657 DW Eindhoven, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 8145 1385 (“we” of “ons”).

Voor alles over je persoonsgegevens mail je naar info@eitr.co.

2. Deze website

Voor deze website bepalen wij wat we verzamelen en waarom, dus wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens.

De website bezoeken

Onze hostingpartij Vimexx serveert de website vanuit Nederland. Zoals elke webserver legt die elk verzoek vast in een logbestand: je IP-adres, de opgevraagde pagina, het tijdstip en de naam van je browser. Deze logbestanden worden beperkte tijd bewaard om de server veilig en draaiend te houden, en worden niet gebruikt om een profiel van je te maken.

De website laadt zijn lettertypen en afbeeldingen van onze eigen server. Het enige andere bedrijf dat een bezoek op zich bereikt, is CookieYes: zijn servers sturen de cookiebanner en ontvangen daarbij je IP-adres.

Cookies en statistieken

We gebruiken Google Analytics 4 om bezoeken te tellen en te zien welke pagina’s worden gebruikt, en alleen nadat je analytische cookies accepteert in de cookiebanner. Tot die tijd wordt het script van Google Analytics niet eens geladen. CookieYes levert de banner en legt je keuze vast. Het Cookiebeleid noemt elke cookie en hoe je je keuze wijzigt.

De kaart op de contactpagina

De kaart van ons kantoor komt van Google Maps en wordt geladen zodra je de contactpagina opent. Google ontvangt dan je IP-adres en kan eigen cookies plaatsen.

Een afspraak plannen

“Demo aanvragen” en “Plan een afspraak” openen onze afsprakenpagina bij Calendly. Wat je daar invult, zoals je naam, e-mailadres en eventuele opmerkingen, komt via Calendly bij ons binnen zodat we de afspraak kunnen houden. Op de pagina’s van Calendly geldt de privacyverklaring van Calendly.

Ons mailen en solliciteren

Als je ons mailt, of per e-mail naar website@eitr.co solliciteert op een vacature, ontvangen we je e-mailadres, je bericht en wat je meestuurt, zoals je cv en brief. Onze e-mail wordt gehost door Microsoft.

We gebruiken je bericht alleen om het te beantwoorden. Een sollicitatie gebruiken we alleen voor die vacature, en we verwijderen hem uiterlijk vier weken na het einde van de procedure, tenzij je ons toestemming geeft hem maximaal een jaar te bewaren voor toekomstige vacatures.

Waarom we deze gegevens mogen gebruiken

• Logbestanden, e-mails en afspraken: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website en het beantwoorden van wie contact met ons opneemt.
• Analytische cookies en de kaart: jouw toestemming, die je altijd kunt intrekken.
• Sollicitaties: de stappen die je ons vraagt te zetten voor een mogelijke arbeidsovereenkomst.

3. Elly, ons platform

Organisaties gebruiken Elly om te horen wat hun medewerkers, klanten of andere groepen denken. Nodigt een Organisatie je uit voor Elly, dan bepaalt die Organisatie wat er gevraagd wordt en waarom: zij is de verwerkingsverantwoordelijke, en wij verwerken de gegevens namens haar als verwerker, onder onze overeenkomst met haar en onze Algemene Voorwaarden.

In Elly verwerken we de gegevens die de Organisatie ons geeft om je uit te nodigen, zoals je naam, e-mailadres en team, je accountgegevens als je inlogt, je antwoorden en gesprekken met Elly, en technische gegevens zoals logbestanden die nodig zijn om het platform veilig te laten werken.

We gebruiken deze gegevens alleen om Elly zoals afgesproken aan de Organisatie te leveren, en verkopen ze nooit. We bewaren ze zo lang als de overeenkomst met de Organisatie vereist, en vernietigen ze uiterlijk 30 dagen nadat die overeenkomst eindigt.

Wil je je rechten uitoefenen over gegevens in Elly, neem dan contact op met de Organisatie die je uitnodigde; wij helpen haar daarbij. De bedrijven die ons helpen Elly te laten draaien staan in onze overeenkomst met de Organisatie, en je kunt ons om die lijst vragen.

Hoe we deze gegevens beschermen staat onder Gegevensbeveiliging.

4. Wie je gegevens ontvangt

We verkopen nooit persoonsgegevens. We delen ze alleen met de bedrijven die ons helpen deze website en Elly te laten draaien, onder overeenkomsten die hen aan onze instructies binden, en als de wet dat vereist.

Voor deze website zijn dat Vimexx (hosting), CookieYes (de cookiebanner), Google (Analytics en Maps, elk pas na jouw keuze), Calendly (afspraken) en Microsoft (e-mail).

Verwerkt een van hen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan berust die doorgifte op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader, of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Je rechten

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kun je ons vragen je de persoonsgegevens te laten zien die we over je hebben, ze te corrigeren of te verwijderen, het gebruik ervan te beperken of te stoppen, en ze aan je te geven in een vorm die je elders kunt gebruiken. Waar we op jouw toestemming steunen, kun je die altijd intrekken; voor cookies gebruik je de knop voor cookie-instellingen op elke pagina.

Mail naar info@eitr.co en we antwoorden binnen een maand. Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Beveiliging

De website en Elly worden alleen via versleutelde verbindingen geleverd, en alleen de mensen die persoonsgegevens voor hun werk nodig hebben, kunnen erbij.

7. Wijzigingen

Verandert de manier waarop we met persoonsgegevens omgaan, dan passen we deze pagina en de datum bovenaan aan.